Posted February 6, 2012 by arief in Kolom IT

Mengelola Website Universitas untuk Keperluan Pemeringkatan Webometric

Pengantar
Webometric merupakan metode pengukuran web suatu institusi berdasarkan kepada WIF (web impact factor). Pengukuran dengan WIF dilakukan dengan menganalisa jumlah page (size) dengan visibilitas halaman web . Webometric dimunculkan untuk melakukan pemeringkatan insitusi atas dasar kehadiran , dinamika pemutakhiran situsnya (web presence) . Untuk menghitungnya, ada empat variabel komponen pengukuran yang digunakan antara lain :

  • Size (S) , jumlah page yang diperoleh dari 4 search engine (google, yahoo, live search (bing), exaled)
  • Visiblitas (V), jumlah eksternal link unik pada sebuah situs (in-link pada yahoo search)
  • Volume / Rich Files (R) , files pada suatu situs (pdf, doc, ppt, flv, mp3; diperoleh dengan google search)
  • Scholar (Sc) , paper dan citasi yang di-index oleh google scholar

Berdasarkan pada empat komponen di atas, webometric kemudian mengeluarkan pemeringkatan dari situs-situs universitas/institusi yang bisa dikenali ; menampilkannya serta mempublikasikan pemeringkatan tersebut . Kaitannya dengan hal ini, maka perlu dilakukan upaya-upaya strategis untuk bisa membuat situs universitas/institusi ini dikenali serta masuk pada pemeringkatan webometric. Selain faktor teknologi, hal penting lainnya yang perlu untuk diperhatikan adalah faktor pengelolaan (manajemen website) . Secara umum, pengelolaan suatu website adalah mirip dengan pengelolaan suatu unit layanan . Berikut adalah tulisan singkat mengenai manajemen website untuk institusi.

Mengelola Informasi
Web presence sangat erat berhubungan dengan informasi yang dipublikasikan menggunakan media web. Dalam kaitan dengan pengelolaan informasi , penting untuk diketahui bahwa website adalah paduan dari kendaraan (media, wadah) dengan penumpangnya (konten, informasi). Suatu website dapat dikatakan sebagai kesatuan yang utuh antara teknologi dengan konten-nya. Webmetric memerlukan dilakukannya suatu kajian strategis mengenai aspek informasi / konten serta peta user-nya untuk bisa menggambarkan timbal-balik institusi dengan stakeholdernya yang difasilitasi oleh media/teknologi web. Hasil kajian yang dilakukan , kemudian dibuat sebagai acuan untuk merumuskan mengenai pengelolaan informasi untuk memenuhi kebutuhan stakeholdernya .

Berkaitan erat dengan pengelolaan informasi ini, maka suatu website harus dibangun berdasarkan Arsitektur Informasi yang tepat . Arsitektur informasi merupakan gambar keterkaitan antara konten, konteks, dan user informasi. Dengan memperhatikan irisan antara ketiganya, yaitu konten, konteks , dan user tersebut maka suatu situs akan memiliki web impact yang besar , khususnya bagi stakeholdernya . Dengan cakupan stakeholdernya yang semakin besar, maka diperoleh visibilitas yang cukup besar pula. Bertambahnya ukuran website akan berdampak nyata pada nilai kegunaan institusi tersebut secara riil di masyarakat.

Secara umum tiga komponen utama dari  informasi adalah

  1. konten : data atau informasi berupa teks, gambar, multimedia, yang dipublikasikan (web dan non-web) ;
  2. kontekstual : kondisi, situasi, eksternal yang menjadi faktor berpengaruh terhadap penggunaan data atau informasi (faktor penting, faktor mendesak);
  3. user : stakeholder pengguna konten ;

Dalam kerangka untuk membuat penggunaan website (usability) yang dikelola maksimal , maka tiga komponen di atas menjadi faktor yang harus diperhatikan. Dengan kata lain, rancangan suatu website harus didasarkan pada kerangka : user mengakses pada konten apa (judul, deskripsi, isi, jenis file) pada saat kondisi (waktu, situasi , kondisi eksternal, goal eksternal) apa. Kerangka inilah yang kemudian dijadikan sebagai pondasi dasar pengelolaan operasional suatu website .

Mengelola Teknologi / Media
Setelah merumuskan pengelolaan informasi seperti disebutkan pada bagian sebelumnya, langkah selanjutnya adalah berkaitan dengan pengelolaan teknologi yang bisa kita pilih untuk memenuhi standar atau kriteria kendaraan/media pengangkut informasi . Teknologi dalam hal ini adalah alat bantu yang bisa kita pakai supaya informasi yang sudah didefinisikan sebelumnya bisa sampai kepada stakeholdernya , pada konteks atau situasi yang tepat . Untuk dapat melakukannya maka tiga komponen utama berikut perlu untuk diperhatikan .

1. konektivitas
Konektivitas erat kaitannya dengan aksesibilitas . Diibaratkan dengan toko, selain barangnya yang banyak dibutuhkan, toko yang ramai biasanya letaknya di tempat orang mudah mengaksesnya . Tentu saja jalan menuju ke sana harus selalu ada , tidak ada halangan atau pemblokiran. Dan tokonya juga perlu dijaga untuk selalu buka bahkan 24 jam bila diperlukan . Sama halnya dengan situs . Suatu situs dirancang harus dengan memperhatikan konektivitas terhadap tempat atau lokasi situs tersebut disimpan. Tempat penyimpanan situs harus memiliki akses yang langsung kepada stakeholder user-nya. Bila user situs banyaknya di negeri kita, pilihlah koneksi akses yang paling cepat , bebas hambatan di negara kita ini.

2. software
Setelah memilih lokasi penyimpanan situs, berikutnya adalah pemilihan dan penggunaan software atau sistem yang tepat untuk mengelola konten web. Sebagaimana kita ketahui, teknologi web dewasa ini sudah semakin dewasa dalam menyediakan sistem yang mudah dalam pengelolaan konten web. Untuk memutakhirkan konten pada suatu website, tidak lagi perlu untuk menuliskan atau meng-update dari halaman html-nya. Cukup dengan memakai web editor yang tepat, data atau konten dapat langsung dimutakhirkan. Software atau sistem ini dikenal dengan CMS atau content managament system. Berkaitan dengan webometric, pengelola web harus jeli memilih CMS yang mudah untuk digunakan serta skalabel untuk pembuatan web sampai dengan unit terkecil yang paling representatif hadir di institusi.

3. hardware
Pada saat merancang website , seorang web engineer harus menyiapkan desainnya sampai spesifikasi server atau hosting facility yang dapat memenuhi kebutuhan berapa volume / ukuran situs , serta berapa  banyak target user yang secara tanpa hambatan dapat mengakses ke situs kita. Dengan bertambahnya jumlah konten , serta jumlah target pengunjung , akan berpengaruh kepada spesifikasi hardware yang dibutuhkan. Tipe-tipe penyimpanan situs di internet ada 3 pilhan : self-hosted, co-location, serta park-hosted . Masing-masing akan berimplikasi pada kemudahan untuk meng-update, keterjaminan data, dan security . Memilih serta menentukan tipe sejak mula situs diciptakan akan sangat berpengaruh kepada aksesibiltitas situs ini. Dengan kriteria webometric , yang salah satunya adalah kriteria rich-files, tentu saja perlu untuk dipertimbangkan menyimpan situs pada server sendiri .

Adapun cara gampang untuk membuat strategi pengembangan website untuk webometric  adalah dengan benchmarking. Dengan melakukan benchmarking ini maka dapat diperoleh informasi-informasi akurat tentang pengelolaan situs sehingga peringkat webometric-nya secara signifikan tumbuh seiring dengan bertambahnya nilai manfaat situs tersebut bagi stakeholder-nya.

E-learning page dan Portoflio Pembelajaran
Untuk universitas yang memiliki sistem e-learning atau LMS (learning management system) yang diperuntukkan bagi dosen serta mahasiswanya berinteraksi dalam pembelajaran online, maka sistem tersebut merupakan komoditas potensial untuk bisa mendongkrak peringkat webometric-nya.

Secara kriteria webometric, sistem e-learning  mencakup komponen size, visibilitas, dan rich-files. Sedangkan menurut arsitektur informasi  irisan antara konten, konteks, serta user sudah terdefinisi dengan jelas. E-learning memiliki konten berupa kelas online yang akan selalu diakses oleh mahasiswa-mahasiswanya , serta oleh dosennya. Konten yang dipublikasikan terdiri dari tipe konten rich-files. Kemudian engagement dalam e-learning akan membuat mahasiswa menjadi user yang loyal; senantiasa kembali akses sekedar buka pengumuman, download bahan, berinteraksi melalui forum, serta kemudian ikut ujian atau assessment.

Persoalannya adalah untuk mengakses ke sistem tersebut terutama disisi pagerank-nya seorang webuser harus selalu login. Disisi pengukuran webometric hal tersebut merupakan satu kerugian. karena membatasi aksesibilitas pengunjung online kepada konten yang diinginkan. Tentu saja perlu untuk dibatu strategi sehingga e-learning page tadi aksesibel oleh pengunjung publik .

E-learning page ini juga berkaitan erat dengan portofolio dosen, dan portofolio pembelajaran pada institusi . Dengan demikian , e-learning merupakan wahana yang sangat perlu untuk dikembangkan untuk bisa meningkatkan pemeringkatan webometric ini.

Webgovernance
Pengelolaan suatu situs yang baik tidak sekedar asal . karena butuh peringkat webometric kemudian baru dibuatkan gugus tugas webometric. Website adalah portofolio institusi di internet. Sama seperti facebook timeline untuk pengguna facebook. Hanya bentuknya adalah institutionbook . Untuk itu web institusi ini butuh pengelolaan atau governance.

Pengelolaan situs atau webgovernance ini mencakup pada menuliskan hal-hal sebagai berikut : pendefinisian tujuan; penetapan visi&misi, penyelarasan, serta penjaminan;  pengelolaan (plan, organize, act, control); dan operasional/services (SDM, proses/workflow, teknologi); dan service delivery.

Tanpa pengelolaan yang betul suatu situs hanya akan menjadi stupa di dunia maya, yang statis dan tidak memberikan kontribusi apapun. Sebalikanya dengan pengelolaan yang tepat, maka website menjadi roda penggerak serta meraih segenap stakeholder-nya setiap saat dan setiap waktu .

Penyiapan Sumberdaya Manusia
Sebaik apapun perancangan suatu website yang akan digunakan untuk pemeringkatan webometric, tidak akan dapat mencapai tujuan apabila tidak tersedia sumberdaya manusia yang akan mengelola dan mengoperasikan website tersebut. Perlu dilakukan upaya strategis dan taktis dalam penyiapan SDM yang nantinya akan berperan sebagai koordinator website mulai dari tingkat universitas, kemudian lanjut ke tingkatan fakultas, jurusan, sampai dengan tingkat personal (blogs) .

Selain dengan selalu mensosialisasikan mengenai kebutuhan web presence ini di institusi, perlu juga dibuat training dan workshop yang sifatnya praktikal untuk membekali segenap SDM sehingga secara mandatori ataupun opsional membantu institusi dalam mengelola situs dan mengoperasikannya. Kehadiran institusi lain sebagai mitra dalam pengembangan SDM ini menjadi hal yang sangat penting. Terutama untuk menyiapkan SDM handal yang bisa memiliki peranan penting dalam operasional website kita.

Penutup
Ada atau tidak adanya webometric, tidak terlalu berpengaruh pada saat website menjadi startegi teknologi transformatif untuk institusi meningkatkan jangkauan visi, misi dan nilai-nilainya untuk memberikan kontribusi kepada masyarakat. Namun adanya webometric tetap bisa menjadi rujukan daya jangkau situs yang kita bangun sehingga bisa menjadi umpan balik bagi institusi dalam mempersiapkan strategi terbaiknya sehingga lebih bernilai.


arief